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EAS金陵饭店集团

浏览次数:6849发布时间:2010-7-13

  2007年4月6日,金陵饭店股份有限公司在A股上市交易。较发行价涨了3倍多。这只全流通后的旅游酒店业第一股,江苏省内首家在A股上市的旅游企业,一上市,就受到了市场的热烈追捧。

  作为传统行业的一员,金陵饭店靠什么来吸引机构投资者和股民的眼球呢?品牌知名度、行业地位、资产回报率固然是不可或缺的因素,但优秀的IT能力则是促使金陵饭店上市并快速领跑的重要原因。

  1983年开始营业的金陵饭店曾经是“神州第一高楼”,这个“第一”的荣耀让金陵人自豪了十年之久。如今,这个称谓早已成了金陵人的回忆,但在当今的数字化时代里,金陵饭店却在信息化开发和应用水平一直走在全国同行的前列,还创造了好几个“全国第一”:国内第一家拥有真正意义上的呼叫中心的酒店;开通了国内第一家具有实时订单管理功能的B2B的中央采购平台和供应商关系管理系统。

  此外,金陵饭店在客户关系管理系统和常旅客技术开发也走在国内同行前列,并且完善了电子邮件系统和办公自动化建设、ERP系统、餐饮管理系统等系统建设。正是因为在借助商业科技在管理创新方面有突出的成绩,金陵饭店荣登了 “南京最佳商务酒店”、 “2007年度中国十大最受欢迎商务酒店”。

  像金陵饭店这样的传统行业,为什么要实施信息化呢?对此,金陵饭店集团董事长打了一个形象的比方。他说,没有实施信息化的酒店就像一个孤岛。信息化对酒店的影响是全方位的,在市场、管理、提高企业竞争力、加强和推进企业文化等方面都具有无可替代的作用。

企业概况    

  南京金陵饭店集团有限公司于2002年10月经省政府批准成立,公司以酒店连锁经营管理为核心业务,开展连锁酒店、旅行社、高档商业、房地产、装饰机电工程、广告印刷等相关产业建设,并逐步涉足资本市场、科技开发、生物工程、医药等高新技术领域,2005年金陵旗帜下的全国高中档连锁酒店拓展至45家,吸收从业人员约3万人,成为位居全国旅游业前列的知名品牌连锁集团。

  金陵饭店的发展目标是,以发展为中心,以创新为动力,以“金陵”品牌为依托,构筑资本运作平台,将金陵饭店集团建设成为江苏省具有国际影响力的、跨地区、多领域连锁发展的大型旅游集团,为促进江苏省旅游经济增长、建设旅游大省的宏伟目标做出贡献。

管理探索

荣誉和压力

  2005年,金陵饭店被中外酒店论坛组织评为“中国十大最受欢迎酒店”,被国际旅游业权威性杂志《商旅》评为“中国最佳商务酒店”。国家旅游局对金陵饭店所给与的荣誉为:“全国旅游饭店业的一面旗帜”。面对荣誉,金陵饭店集团酒店管理公司的董事长胡明说:“我的担子依然很重。”

  金陵饭店集团过去的发展无疑是很成功的。现在金陵饭店集团已经发展成为了一家国际影响力的、跨地区、多领域连锁发展的大型旅游集团。在企业保持高速发展,企业规模不断扩大的情况下,研究企业集团财务的战略管理,更好的为企业的战略管理服务就显得尤为重要。胡明一定不会忘记,2002年他接手金陵酒店管理公司时所承受的鲜为人知的压力,集团的成立只是一个阶段的开始,摆在金陵饭店集团面前的是一系列管理挑战:

  • 成立集团后,如何处理集团与分子公司之间集权与分权的关系?
  • 企业拓展到南京以外,经营半径越来越大,沟通成本越来越高,管理难度也越来越大;
  • 集团难于监控经营,缺乏事前、事中的严格监督。集团很多时候得到的都是事后的信息反馈,不利于对经营中出现的问题及时发现和解决;
  • 集团最重要的资源资金非集中管理,资金存量不够准确,整体使用效率不高;
  • 集团经营信息越来越繁杂和分散,难于收集和利用,对集团整体的经营状况缺乏集成的、准确的数据反映,难以为集团战略的科学决策支持提供依据。
  • 包括胡明在内的金陵饭店管理层清醒的知道,这些问题的核心在于管理方式的选择,尤其是集团财务管理方式的选择,集团到底是采用集权式的财务管理还是采用分权式的财务管理?

探索管理之道

  很长一段时间内,金陵饭店管理层都没有一个明确的意向到底是集权还是分权。大家知道,集权有利于保证集团的资源集中有效使用,但是缺乏有效的管理手段;分权在提高成员单位积极性的同时却会让集团资源利用率不高。

  这一状况在金陵饭店集团与IBM接触之后有了改观,当时金陵饭店邀请IBM公司为他们做了一个咨询规划,IBM在规划报告中提出用信息化手段解决金陵饭店的管理问题。金陵饭店的管理层经过与外资酒店的比较发现,金陵饭店在信息化方面确实与外资酒店存在较大的差异,而在集团财务管理方面,80%的外资酒店管理集团都采用了集权式的管理,并通过信息化手段有效地解决了集权和分权的矛盾。

  • 在确定了集团财务集权管理的那一刻,金陵饭店管理层心中其实已经有了一个清晰的关于未来集团财务管理信息化的目标:
  • 信息化要帮助企业集团实现财务控制的目的,同时要更好地发挥激励机制,并因此在集团整体上带来更高的财务资源配置效率;
  • 实现企业集团建立全面预算制度,同时要将企业集团的决策目标及其资源配置规划加以量化并使之得以实现;
  • 建立与完善企业集团财务信息报告体系,同时形成从信息质量标准、报告标准、内容结构以及组织程序等方面确立一整套明晰的、规范的信息报告流程;
  • 实现资本投资评估、会计回报率、内部收益率等测算,以及对公司战略决策提供财务依据。

  工作目标和方向确定下来后,金陵饭店集团开始了ERP供应商的选择之旅。

敢吃螃蟹

  金陵饭店对信息化供应商的选择经历了一个很长的过程。在IBM公司为金陵集团规划了IT的战略规划和发展方向后,从目标确定开始,金陵饭店就开始与国内外多家软件供应商接触,最后,2004年9月,金陵饭店最终将橄榄枝抛与了金蝶软件。金陵饭店集团成为了金蝶EAS第一家客户。

  “金蝶公司基于集团企业战略的EAS集团财务管理解决方案与金陵集团财务管理的战略构想不谋而合,同时金蝶EAS的系统架构非常先进。”胡明回忆为什么选择金蝶作为信息化供应商的原因时说。他继续解说到:

  “我们当时也考虑了很多种方案,包括当时与很多国内的、国际的很著名的ERP的软件商谈。我们当时选择的时候,第一个是金蝶本身的技术平台,有一定的行业的优势,也就是说,未来的拓展空间、拓展平台是比较强的;其次,对一个软件的选择,是跟公司重视度是有关的,是不是能够允许大家在战略合作的关系下能够做一些个性化的研发,我们做ERP软件实施的时候,我们花了大量精力参与产品再开发的过程。现在看我们目前的整合来看,我们的业务处理已经落下了“烙印”。另外,就是金蝶的创新力跟金陵的文化很相近,我们希望选择的公司都是有创新精神的公司,金蝶有很强创新意识,这是我们为什么要选择金蝶。还有大家都有这一种愿望,在做中国的民族品牌,酒店管理也好,软件商也好,都希望做中国的民族品牌。”

项目实施

实施过程

  2004年11月 10日,金蝶实施人员正式进入金陵饭店开始实施,得到了包括酒店管理公司胡明董事长在内的金陵高层的大力支持。

  然而,事情并没有那么简单。金蝶实施团队通过对金陵集团一段时间的调研发现,集团整个财务信息管理上还存在一些问题。

  首先,金陵饭店当时已经有各种专业的管理软件在使用,包括前台、连锁订房、物流、人力资源系统等等,但是这些系统之间缺乏有效的集成,手工录入信息的方式浪费资源的同时还增加了数据出错的机会。

  其次,集团内部各公司的财务核算与统一的会计核算要求还有明显距离,具体表现在以下几个方面:

  • 存在好几种科目表(商业企业、旅游企业、标准版、房地产企业),这与集团涉足不同行业有关;
  • 科目编码不统一,有的用三位码,有的用四位码。科目的使用级次也不统一,对于同一个科目(如工资),有的使用到四级,有的使用到三级;
  • 一些内部往来业务的处理规则不统一,常见的是一些公司将内部往来业务放在应收应付科目下核算,而另一些公司却放在其他应收、其他应付下处理。

  “当时我们确实觉得金陵饭店的集团财务项目很难一步到位,因为有一个基础管理的问题,基础管理不扎实,后续会出很多问题,所以我们建议金陵集团分布来实施金蝶EAS”,实施金陵项目的金蝶公司项目经理于军说。

  “的确,ERP的实施必须注意节奏,要注意解决问题的方法,重点突破。”胡明说。

  经过与金陵项目组的沟通,双方一致决定分步实施EAS,并确定了详细的应用方案:

  1、   集团只设立一个数据中心,实现数据大集中

  所有金陵下属企业的业务都在这个数据中心处理,公司间的业务管理通过严密的权限来约束,这样既可以满足集团直接查询各分子公司账务数据的需要,也可以保证公司业务的独立开展。

  2、   集团统一的会计政策

  集团定义统一的会计政策,包括会计科目、核算项目、现金流量表项目等。

  3、   集中核算先行

  先实施总账、现金管理、报表合并及报表系统,等产品成功应用后再实施资金管理系统。

  4、   在金蝶BOS上建立统一和规范的业务系统接口

  金蝶EAS具有独特的跨平台、跨数据库的BOS平台保证了接口数据的传递,大大降低先前异构系统整合的风险,在低成本整合异构系统的同时保证了信息集成的效果。

  应用方案确定下来,双方项目小组人员就按部就班的进入角色,实施过程也按计划顺利进行。

  2005年5月13日, EAS总账、报表、合并报表、出纳管理模块按计划在集团总部上线。

  2005年8月15日, EAS总账、报表、合并报表、出纳管理、预算管理模块按计划在下属19家企业上线。

  2005年12月31日,固定资产模块按计划在集团和下属企业上线。

实施关键要点

  • 完成集团级各个下属公司目前财务管理的调研工作,确立三统一(统一会计科目体系、统一流程、统一核算制度)集团财务管理模式;
  • 核算日常业务流程整理完成,基于工作流驱动模式下日常核算处理流程建立,为其它管理流程固化奠定了基础;
  • 建立了以成本中心为核心管理报表,对各个成本中心进行预算与实际值月度比较分析,同时将过往数据进行预算管理,实现过往数据与现在实际数的比较;
  • 建立单位个别报表、管理报表、股份级及集团级的合并报表等财务报告管理体系。

集团集中核算处理

内部交易:

  • 集团内部单位的交易视同普通交易处理;
  • 所有的内部往来将集中在其他应收款下的内部往来的科目中处理,定期将集团内部单位的应收应付账款转入其他应收款下的内部往来下的内部交易科目;
  • 如果双方企业同时根据内部转账单进行处理,集团内部往来的科目汇总余额将是零;不需要进行内部往来的合并抵消处理。如果余额不是零,需要查明原因,制作相应调整分录调整合并报表;
  • 根据内部交易产生的应收账款或应付账款的当期借方或贷方发生额确认每期内部交易应抵消的销售收入与销售成本;不再通过销售收入与销售成本下挂客户核算项目的方式核算。

内部投资与权益处理:

  • 处理全部投资与权益相关的科目(包括长期投资、实收资本、应收股利、应付股利、资本公积、盈余公积、本年利润、未分配利润、坏账准备等科目);
  • 其中长期投资、实收资本、应收股利、应付股利、坏账准备等科目都下设了内部与外部的二级科目进行核算(内部单位下设内部单位核算项目);
  • 资本公积、盈余公积、本年利润、未分配利润等科目不分内部与外部,由投资方按照控股比例确认投资收益。

业务收入成本处理:

  • 集团统一设置主营业务收入科目,并管控到三级。其中一级为主营业务收入,二级为分行业的收入,三级为各行业统一的收入项目;
  • 主营业务成本的处理同收入;
  • 其他业务收入与支出、营业外收入与支出不明细到行业划分,其中其他业务收支管控到一级;营业外收支管控到二级。

费用处理:

  • 集团统一费用项目,将费用科目设置为二级统管科目。

集团合并报表处理:

  • 在集团范围设置统一管制的内部单位核算项目,涉及金陵饭店集团内部交易与内部往来的科目都下挂内部单位核算项目,涉及金陵饭店集团内部投资、权益的科目下挂二级科目,直接定义对方单位;
  • 在指定的合并范围内统一定义个别报表模板,各子公司根据模板填报个别报表并上报,集团统一审验并接收;
  • 对于内部交易、内部投资,内部往来等内部业务,集团根据事先定义的抵消分录模板编制集团的抵消分录;
  • 集团根据汇总报表和抵消分录,自动生成工作底稿;
  • 集团根据工作底稿自动生成合并报表,集团财务报告分别生成。

应用效果

  通过应用金蝶EAS集团财务管理信息系统,目前金陵饭店集团已经建立起集成的财务信息化管理平台,实现了会计科目体系、会计核算流程、会计核算制度的统一,为管理层控制和决策提供了集成、实时、准确、完整的财务信息,具体如下:

  • 确立了三统一(科目体系、核算流程、核算制度)的集团财务管理模式,为集团统一决策、实现企业战略目标奠定了坚实的信息基础;
  • 规范了财务核算和财务控制流程,为实现过程管理、规范员工行为、提升内部审计质量提供了技术手段;
  • 建立了以成本中心为核心的财务管理报表体系,对于分析、评价、考核经营业绩提供了决策依据;
  • 建立了以多组织架构为基础的合并财务报表体系,提升了财务信息的广度和深度,为管理层决策和控制提供了集成统一的信息;
  • 搭建了适于多组织、跨地域、多元业务模式的财务管理框架和流程平台,为金陵饭店的持续发展提供技术支撑和制度支持;
  • 通过金蝶EAS工作流程管理、协同平台最终满足了费用申请、借款申请和费用报销之间的关联生成,对业务流程进行自动的控制和处理,实现经营的“推式管理”,提高企业业务处理的规范性和灵活性。

客户感言

  我们现在对所有的下属企业账目进行实时监督,可以随时查询我们的销售业务,比如说动态预算管理,我们可以做到事前管理,而不是以前财务的事后的管理。还有一个基于集团集中式管理的架构,可以形成集成管理,提高使用效率,特别是对资金的安全性,我觉得这种监督实施得更加地有效。

                          金陵饭店集团酒店管理公司董事长    胡明

记者观察

金陵连锁酒店“品牌风范”的背后

《经济观察报》本刊记者  鲁娜

  如果您是金陵贵宾俱乐部的VIP客户,当您走进33家金陵连锁酒店的任何一家,都会有人亲切地称呼出您的名字,了解您的吃饭口味,是否吸烟等等,甚至如果是左撇子,连筷子都会放在您的左手边。

  这并不是传说,而是金陵连锁已经实现的品牌服务。通过这种贴心服务,南京金陵饭店的入住率达到90%以上,其他成员饭店入住率也达到75%,已经拥有了8万VIP常客用户。

  和国内其他几家大型民族品牌酒店管理公司相比,锦江、首旅等公司都是用重组、兼并的形式把集团做大,而且委托国外一些管理公司或者通过合作的方式来做。只有金陵是唯一一家完全是自己管理,也形成了自己独特的特色。可以说,金陵酒店管理公司代表了中国高星级酒店管理水准,去年连战、宋楚瑜先后来到南京,都不约而同地选择了金陵饭店下榻。

  能够用品牌“软实力”去做扩张,首先需要将自己几十年来中西合璧的管理经验标准化、固化下来,因此金陵连锁的“品牌风范”服务背后,是他们在国内酒店业第一个做IT规划以及金蝶EAS的IT系统作为支撑。

第一个吃螃蟹的用户

  金陵酒店管理公司董事长胡明本科学财务、硕士学经济学,而读博士学的是管理,看上去文质彬彬、充满书卷气,但是他在IT管理上却相当激进,总是当第一个吃螃蟹的人:金陵不但是国内酒店业第一个做IT规划的,也是金蝶EAS的第一个用户。

  “2004年,因为市场的竞争很激烈,我们准备做酒店的扩张,依靠品牌进行势力扩张。通过考察后发现,内因和外因都迫使我们自己需要在IT战略方面做一个超前的规划,希望在行业内做到技术领先。”他说。“从国际上成熟的酒店集团发展来看,IT平台也是任何一家希望未来迅速发展的酒店集团必须要做的。”

  金陵希望走一条酒店连锁经营的道路,这条路主要是通过委托管理或特许经营去做,他们希望每一个加盟的酒店都可以做到金陵酒店管理的水准,但是在业内是很难实行因为它光靠人去推广是不行的,还要依托一套标准化的管理。

  那么金陵连锁酒店的扩张依靠什么呢?必须把20多年来被业内认可的管理经验固化下来,形成一个集成系统,把这些宝贵的知识经验是扩张中最重要的软实力酒店管理的特色。

  胡明希望通过最有效直线的途径来推行,也就是希望通过IT系统,做到总部和所有的成员酒店前台软件、中央预订的连接、采购、酒店运营等等全部连接,并且进行国际运营的业务模式优化。

  首先要做的就是中央预订系统,中央预订系统可以为所有成员酒店实施网上预订,实现所有成员酒店无缝的连接,在销售方面有所突破,首先让顾客能够进来,形成自己的常客计划;第二个方面,就是在上游采购系统方面实现中央采购系统。实际上,金陵酒店连锁也应该是全国第一家实施在线采购平台的酒店业公司,使采购能够公开透明,已经有1000多客户通过这个系统进行交易。

  不过。胡明认为更重要的是软件要实现前后台软件的打通,即做一些无缝的连接,能够进行信息共享,经营数据实现不同系统之间的相互采集,为未来做更深层次智能分析系统打好基础,不要形成各个信息孤岛的情况。当时他选择了EAS 的软件,成为EAS的第一个用户,其中原因之一就是这个软件产品可以根据自己的业务需求来做大量的修改,未来的拓展空间比较大。

管理上的淮扬特色

   虽然目前IT系统建设方面,国内公司一直有直接向国际公司拷贝的倾向,但是从海外学成归来的胡明却反对直接的“拿来主义”,他更倾向于通过“二次开发”,开发出具有金陵特色的IT系统。

  他认为,一个酒店集团的核心竞争力是自己的特色,因为金陵饭店是“先学后创”,引进“文华东方”的管理经验,然后再把它本地化,形成自己具有“细意浓情”的特色。而IT系统也要为业务服务,IT系统的二次开发,正是一个大家配合进行重新创造,加强核心竞争力的过程。

  金陵连锁对餐饮的理解是管理最重要的特色之一。

  据说,金陵饭店的餐饮代表中国淮扬菜最高的水平。仅仅餐饮收入去年就收入就达到了9千多万,而且金陵饭店的营业利润,占了南京所有8家五星级饭店的76%。“我们对中餐餐饮也实行了标准化,每道菜都有标准成本卡,比如说盐少许、味精少许等等,这些标准全部都量化了。现在餐饮的操作就是相当于用西餐的方式来管理中餐,精确到克。” 胡明介绍。

  金陵连锁酒店还成立了中式餐饮的研发中心,不停地创新菜肴,研发中心每月都要把研发的配方和材料、图片,包括它的操作方法,全部通过网络传送到所有的成员酒店。因此,金陵连锁酒店出来的菜肴口味、品质、数量和色泽等等都非常稳定。去年,连战在金陵饭店用餐后,连战夫人特意保留了用餐的菜单带回台湾,作为这次访问南京的纪念。

  而且通过餐饮的IT管理系统,可以知道哪些菜肴是毛利最高的产品,服务员推荐菜肴的时候会更多推荐这样的产品;而每个员工一天推销了多少产品,电脑也记录得非常清楚;另外,哪一些产品是被顾客经常点的金牌菜,都有一个记录。这些,无疑是金陵餐饮管理上的个性化的创新。

  另外,IT系统还在很多层面可以保证酒店的服务质量,凭借EAS,金陵在集团化的管理模式上实现了跨越,尤其是帐目上的实时监督,财务指标、经营指标等都是固化的,可以直接从系统里面提出来,可以随时查询销售业务。而且,通过EAS系统实施了动态预算管理,公司可以做到事前管理,而不是以前财务的事后的管理。还有一个基于集团集中式管理的架构,可以形成集成管理,还有提高使用效率,特别是对资金的安全性,这一种监督实施得更加地有效。

  “酒店做什么的?酒店实际上就是做回头客,你必须要有顾客对你的忠诚度。”胡明说,“通过IT的体系去增加管理成熟度,推行我们的细意浓情,增加酒店客人的忠诚度,是我们的特色。”