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金蝶K/3在东方电机交直流公司的应用案例

浏览次数:6604发布时间:2008-1-18

  东方电机交直流公司是全国生产交直流电机的三大重点厂家之一。总资产规模八千多万元,员工七百多人,年销售近亿元的中型上市公司。东方电机交直流公司运用现代高科技技术手段,通过应用金蝶K/3系统,很好地实现了企业内控制度的建立。
  一、企业管理的迫切需求与期望
  随着现代科学技术的迅猛发展,传统的企业管理模式已经越来越不能在信息化浪潮中独善其身,激烈的市场竞争,对企业在产品、服务、成本、创新能力以及特别是企业内部控制制度的建立上提出了更高的要求。因此,寻求现代化的科学管理思想和方法,采用以计算机技术为核心的企业管理系统,实现对公司财务和购销存的现代化管理成为公司得以持续发展的关键。
  2000年,东方电机交直流公司考察了众多的国内外企业管理软件供应商及其提供的应用方案。结合企业自身的特点和具体需求,最终确定采用金蝶公司的K/3系统工业企业解决方案。通过使用金蝶K/3系统,从根本上改变并促进各部们之间的信息交流、提高了工作效率;对仓库实现了有效的跟踪和控制,保证企业整体生产经营的正常运行的同时,有效降低了企业的成本。同时企业领导能及时,全面地掌握企业经营情况;全面提高了企业的综合竞争力。
  二、金蝶K/3系统的实施
  系统实施的顺利与否是整个系统能否在企业中成功运用的关键。为确定金蝶K/3系统的成功实施,东方电机交直流公司与金蝶公司共同成立了专项实施小组,由东电交直流财务部总监亲自挂帅,金蝶公司总部和成都分公司及德阳办事处专门派出了工程师与实施顾问,严格按照金蝶实施六步法及金蝶KINGFIGER(金手指)标准的解决方案,确保了K/3系统在交直流公司的成功实施。
  (一)项目启动
  项目启动阶段,确定了东方交直流公司公司项目实施目标、实施策略、实施计划、交直流公司项目实施整体方案,完成对其具体各部门及相关人员的培训,同时召开了项目启动大会,为K/3系统实施的成功打下了扎实的基础。
  (二)系统培训
  培训主要包括两个方面:
  1、观念和意识的培训
  2、对系统实施培训和产品的培训
  系统培训工作贯穿于项目实施的始终,良好的培训效果为实施各阶段的进度起到了促进作用。
  (三)系统定义
  在系统定义阶段明确了计划采购部、仓库、销售部、财务部的工作流程。同时,对系统中的物料进行分类编码、科目及基础资料(如仓库、客户、供应商、部门等)的整理,为数据准备阶段提供了准确的基础资料。
  (四)数据准备
  数据准确阶段在相关部门的大力配合支持下,将前期系统定义完成的基础数据做成EXCEL文件,通过金蝶的标准客户化工具,引入到内部数据库。同时对相关的数据检查确认其正确性和完整性,为系统进入初始化做好了充分的准备。
  (五)系统切换和运行维护
  在此阶段双方项目小组对前期的工作进行了全面的总结,结合项目目标,依次检查了项目目标要求,做到循序渐进,步步为营。
  
  三、K/3管理软件在各部门的实际应用
  通过实施K/3管理系统,东电交直流公司的基础管理得到了很大的改善,原来业务流程中采购订单、收料通知单、销售订单、销售合同、发货通知单、生产领料单,外购入库单、销售出库单的填写由各部门手工完成,要想查看相关的单据,只能靠单据在各个部门之间烦琐的传递来完成,这样直接导致反馈不及时、信息不及时以及单据的流失,为管理带来很大不便。K/3系统在交直流公司实施后,功能模块分别应用于不同的部门,现在通过K/3系统各部门在权限的许可下,可自由进行选取各自所需的各种资料和相关报表进行查看,大大提高了工作效率。
  计划采购部:计划采购部根据采购订单直接关联生成收料通知单,同时各种采购报表准确记录物料的收货、订货情况,实现对采购订单执行情况的动态跟踪,还可以对供应商的供货价格和结构进行分析,使性价比达到最优。
  销售部:根据客户实际订货,由销售部制作销售订单、销售合同、销售出库通知单、销售发票等单据,销售部门不需要改流程就用系统直接替代了手工。销售收入、销售发货的统计是重要而工作量大的工作,由系统来做即时以准确、领导通过查询可随时掌握销销售部门的情况,非常方便、准确。
  仓库:根据计划采购部的收料通知单和客户的收货通知单对送到的货由质检部门检验合格后作入库处理,同时电脑打例入库单,由相关人员签名;领料由生产部门主管签名,仓库根据领料申请单发货,同时作出库处理;打印出库单,由相关人员签名,完成不同事务的出入库处理和跟踪。实现了及时记录各部门的领用和各种出入库情况,及时反应实际库存。
  财务部:存货核算系统自动核算大批物料的出入库成本,同时,与其定额成本比较,达到控制成本的目的。在核算成本的同时,结合应收、应付系统及时掌握往来账的情况,完成了财务数据的全面记录、统计和分析,实现了财务、业务一体化的管理。
  四、实施K/3系统后的体会
  东方电机交直流公司通过投入一定的资金,建立起公司内部的局域网,应用金蝶K/3系统建立起销售市场部、财务部、计划采购部、生产部门、持术部门、办公室、物料仓库等部门的整个公司产、供、销流畅的业务流程及财务核算系统。实现了合同管理、物料采购、存货仓储和技术准备的计划管理、生产计划管理以及财务核算等一体化管理。在全面、准确、及时反映企业财务状况的基础上,实现了企业成本和费用的控制,并通过公司财务计算机系统实现了资金流与物资流的有机结合,准确、及时的反映出采购结算资金与公司库房收料实物金额的自动核对过程,完全解决了企业会计内控制度的一个重要方面。东电交直流公司内控制度中的其他主要内容也通过金蝶软件的相应模块得以解决。